Beschlussvorlage - 12/321/2015

Beschluss:
 

Die Gemeindevertretung beschließt, zur umfassenden Einrichtung des elektronischen Sitzungsdienstes für die bürgerlichen Ausschussmitglieder Tablets zu beschaffen und die Kosten hierfür im Haushalt 2016 vorzusehen.

Gleichzeitig beschließt die Gemeindevertretung den der Vorlage als Anlage beigefügten I. Nachtrag zur Geschäftsordnung der Gemeinde Aumühle. Dieser I. Nachtrag ist zum 01.01.2016 in Kraft zu setzen.

Anmerkung:

Aufgrund des § 22 GO war Frau Herr                  von der Beratung und Abstimmung ausgeschlossen; sie/er war weder bei der Beratung noch Abstimmung anwesend.

Sachverhalt:

Der elektronische Sitzungsdienst ist in der Gemeindevertretung Aumühle weitestgehend erfolgreich eingeführt. Derzeit ist es jedoch nicht zu umgehen, dass die Einladungen sowohl elektronisch als auch in Papierform verschickt werden.

Wenn dieser elektronische Sitzungsdienst verpflichtend sein soll, müsste die Geschäftsordnung der Gemeinde Aumühle entsprechend angepasst werden. Folgende Anpassungen wären erforderlich (Änderungen jeweils in Fett-Kursiv):

§ 4 Abs. 1 – Tagesordnung

Der Bürgermeister beruft die Sitzung der Gemeindevertretung ein. Einladungen

werden über das Ratsinformationssystem und eine zusätzliche Email zugestellt.

Vorlagen werden grundsätzlich mit der Einladung digital über das

Ratsinformationssystem zugänglich gemacht.

§ 13 Abs. 1 – Anträge (Einreichen der Anträge)

Dieser Abs. 1 sollte zur Klarstellung wie folgt ergänzt werden:

Anträge der Gemeindevertreter, der Fraktionen und der Ausschüsse sind bei dem

Bürgermeister einzureichen und von diesem auf die Tagesordnung der auf den

Eingang des Antrages folgenden Gemeindevertretersitzung zu setzen. Dies gilt nur

dann, wenn sie so rechtzeitig eingegangen sind, dass die Einladung unter Einhaltung

der Ladungsfrist noch nicht erfolgt ist. Sie sind schriftlich, unterschrieben und

adressiert an den Bürgermeister per Post an die Anschrift der Gemeinde oder

beim Amt Hohe Elbgeest in Dassendorf einzureichen. Der Antrag kann auch

unter der Email – Adresse bgm-aumuehle@amt-hohe-elbgeest.de eingereicht

werden. In diesem Fall muss er aber sofort unterschrieben nachgereicht werden.

Wer nach § 32 in Verbindung mit § 22 der Gemeindeordnung von der Mitwirkung

ausgeschlossen ist, hat auch kein Antragsrecht.

§ 22 – Inhalt der Sitzungsniederschrift (Protokoll)

Diese Bestimmung ist in den Absätzen 3 und 4 auf die digitale Arbeitsweise

anzupassen.

3. Die Sitzungsniederschrift ist innerhalb von 30 Tagen, spätestens mit der

Einladung zur nächsten Sitzung, den Mitgliedern der Gemeindevertretung

grundsätzlich über das Ratsinformationssystem zugänglich zu machen.

4. Die Einsichtnahme in die Niederschriften über den öffentlichen Teil der Sitzungen

ist den Einwohnern in den Räumen des Amtes Hohe Elbgeest oder über das

Bürgerinformationssystem zu ermöglichen.

§ 23 Abs. 1 Buchstabe a) – Ausschüsse

Die Ausschüsse werden von den jeweiligen Vorsitzenden nach Absprache mit dem

Bürgermeister einberufen. Einladungen werden über das Ratsinformationssystem

und eine zusätzliche Email zugestellt. Vorlagen werden grundsätzlich digital

über das Ratsinformationssystem zugänglich gemacht.

Diese Regelungen würden es aber aus Sicht der Verwaltung auch erforderlich machen, dass die bürgerlichen Ausschussmitglieder ebenfalls – von der Gemeinde Aumühle – ein Tablet zur Verfügung gestellt bekommen. Dass wären derzeit 11 Tablets, was einen Kostenaufwand für die Gemeinde von etwa 3.500 bis 4.000 EURO erfordern würde.

Mit diesen Maßnahmen wäre dann der elektronische Sitzungsdienst umfassend und rechtskonform verbindlich für alle in der Gemeindevertretung und den Ausschüssen Tätigen eingeführt. Die Kosten für eine Anschaffung der Tablets könnten im Haushalt 2016 vorgesehen werden.

Der Finanzausschuss der Gemeinde hatte sich in seiner letzten Sitzung mit dieser Thematik befasst. Das Ergebnis ist jedoch hier noch nicht bekannt, da das Protokoll zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage noch nicht vorlag.

Finanzielle Auswirkungen: im Haushalt 2016
 

Deckung:/Bemerkung: